PENDAFTARAN KOKURIKULUM ONLINE (VLE-FROG + GOOGLE FORM)

Pada tahun 2014, sekolah saya menggunakan Pendaftaran Kokurikulum secara ONLINE, tetapi pada waktu itu, pendaftaran kokurikulum telah dijalankan secara manual orang guru penasihat. Namun begitu, PK Kokurikulum saya datang meminta bantuan jika sekiranya ada cara untuk mengenalpasti pelajar yang tidak mendaftar sebarang kokurikulum. Ianya agak sukar memandangkan pendaftaran dilakukan secara manual. Tetiba ketika itu ada satu idea yang agak mengarut tapi saya cuba juga. Saya telah menggunakan Google Form untuk pendaftaran kokurikulum tetapi kali ini di isi oleh guru penasihat. Apa yang dimahukan oleh PK Kokurikulum dapat saya laksanakan. Namun beberapa isu timbul.

  1. Nama yang ditaip oleh guru penasihat kebanyakkan tidak lengkap dan nama pendek dan tidak seperti di dalam Kad Pengenalan.
  2. Guru Penasihat yang mempunyai UNIT popular menanggung beban menaip sehingga 100 orang pelajar.
  3. Ada 3 unit maka nama berulang 3 kali.
  4. Tiada nombor kad pengenalan, jantina, bangsa kerana semasa pendaftaran, hanya NAMA dan KELAS yang diperlukan.

Oleh kerana perkara ini, pada akhir tahun 2014 saya mula membina satu GOOGLE FORM yang lengkap untuk pendaftaran kokurikulum yang mana kali ini yang akan diisi oleh pelajar itu sendiri. Borang ini di EMBEDDED kan di VLE-FROG SITES.

Agak sukar sebenarnya untuk saya laksanakannya kerana memikirkan pelajar SMKRA ketika itu masih baru dengan VLEFrog. Tetapi saya merasakan dengan cara ini saya dapat menembak dua mangsa dengan satu peluru. Saya teruskan juga walaupun payah.

PENDAFTARAN KOKURIKULUM 2015 SESI PETANG

PENDAFTARAN KOKURIKULUM 2015 SESI PETANG 1

Memandangkan perkara ini ialah perkara baru dan ada pelajar yang masih tidak tahu LOGIN VLE-FROG ketika itu, maka pendaftaran kokurikulum ini terpaksa saya lakukan selepas sekolah dibuka. Bermula pada hari kedua sesi persekolah. tetapi hari pertama sudah dibuat pengumuman. Bermakna persiapan rapi diperlukan dan bantuan pelajar dan SU Kokurikulum melancarkan perjalanan pendaftaran. Kali ini saya tidak boleh meletakkan limit untuk setiap UNIT kerana pelajar masuk ke makmal komputer mengikut jadual yang telah disediakan. Jika saya letak limit, tidak adil kepada pelajar yang jadualnya di hari-hari terakhir. Ini adalah jadual yang saya sediakan. Untuk sesi pagi dan petang. Senang kata selama pendaftaran kokurikulum ini berlangsung, kami yang terlibat pulang hampir jam 6 petang.

9

10

Ketika perlaksanaan, dengan bantuan pelajar dan SU Kokurikulum & Penolong SU Kokurikulum, kami berjaya menyelesaikan pendaftaran pada hari Rabu. Jauh melangkau jangkaan kerana semuanya berjalan lancar dan setiap pelajar memerlukan 10 – 15 minit sahaja dari mula mengambil ID hinggalah mendaftar. Bagaimana perkara ini lancar? Saya mempunyai 20 unit komputer di dalam makmal komputer.

  • Setiap komputer saya tempatkan seorang pelajar yang telah saya taklimatkan. Mereka akan membimbing pelajar untuk LOGIN ke dalam VLEFROG dan membuat pendaftaran kokurikulum. Mereka hanya melihat dan membimbing. Bukan mereka yang lakukan. Mereka akan memastikan pelajar menaip nama penuh mereka.
  • Semua pelajar yang ingin mendaftar perlu bawa bersama IC mereka kerana mereka WAJIB menaip nama ikut KP dan juga no KP yang lengkap.
  • Whatsapp juga memain peranan kerana menyelaraskan dengan guru matapelajaran pergerakan pelajar. Mengelakkan pelajar bertaburan. Pelajar datang berkumpulan dan pulang ke kelas juga di lepaskan secara berkumpulan. Mereka kena tunggu semua siap baru bergerak balik ke kelas.

Proses :

  • Pelajar akan turun dari kelas masing-masing dan beratur di luar makmal.
  • Pembantu saya akan edarkan SLIP ID VLE-FROG kepada pelajar. Pelajar yang ada ID akan masuk ke dalam makmal dan pembantu yang sedang berada di tempat akan mengangkat tangan menandakan mereka sedia membantu.
2015-01-13 074

Pembantu sedang mengedarkan slip ID VLE-Frog

2015-01-13 066

Pelajar Beratur sebelum masuk ke dalam makmal

2015-01-13 064

Pembantu mengangkat tangan tanda mereka sedia membantu pelajar yang masuk untuk membuat pendaftaran

2015-01-13 010

Pembantu sedang menyemak ID dan Password pelajar yang tiada SLIP (tertinggal). Pelajar yang TIADA ID akan terus diberi slip untuk menulis NOMBOR KAD PENGENALAN.

  • Jika pelajar TIADA ID, meraka akan dibawa ke kaunter KHAS untuk mendaftar (SAYA URUSKAN) dengan menggunakan FORM yang sama dan saya perlukan ID mereka untuk membuat urusan TRANSFER IN. Akan dilakukan terus dua perkara ini.
    1. REQUEST TRANSFER OUT
    2. EMAIL ke MOE Support untuk di TRANSFER IN terus tanpa tunggu ADMIN sekolah yang kadang-kadang kita terpaksa tunggu berkurun untuk mereka melakukannya.
  • Apa yang saya pelajari dari proses ini?
    1. ID pelajar dapat diaktifkan.
    2. KPI tak ada masalah nak capai.
    3. Semua pelajar tiada lagi masalah LOGIN
    4. Dapat kenalpasti pelajar TIADA ID.
    5. Edarkan ID terus kepada semua pelajar.
    6. Pelajar tahu macam mana nak LOGIN VLE-Frog.

Setelah selesai pendaftaran kokurikulum, maka adalah database yang boleh kita manipulasikan untuk edaran dan dari situ dapatlah kita kenalpasti perkara berikut :

  1. Pelajar yang tidak mendaftar (comparekan dengan senarai nama pelajar mengikut kelas)
  2. Tiada pelajar yang tidak mendaftar salah satu dari komponen.
  3. Guru tidak perlu menaip atau menulis nama pelajar kerana senarai nama terus di share dengan mereka dan mereka boleh terus cetak untuk digunakan semasa mesyuarat agong.
  4. Tiada lagi nama pelajar yang salah.
  5. Maklumat lengkap dari segi Jantina dan Bangsa memudahkan SU Kokurikulum membuat rumusan.

Saya tak buat semua ni seorang diri. Pada hari Jumaat tersebut, satu Bengkel diadakan yang mana dihadiri oleh PK Kokurikulum, SU Kokurikulum, Penolong SU Kokurikulum, Guru Pengelaras setiap unit. Mereka akan SORT data dan melengkapkan apa yang diperlukan mengikut di dalam LIST. Memandangkan kami tidak meletakkan HAD BILANGAN bagi setiap unit, tugas merekalah untuk menyeimbangkan data tersebut.

P/S : Guru Penasihat yang memang mahukan ahli aktif mereka tidak dibuang, akan ada bersama atau menyerahkan nama ahli yang mereka mahu pastikan ada di dalam UNIT mereka. Jika tidak, rayuan semua tidak akan dilayan.

2015-01-16 010

2015-01-16 029

2015-01-16 015

Semasa Bengkel ini bukan sahaja mereka SORT data, mereka juga menyediakan SITES untuk semua UNIT di bawah mereka dan SHARE terus kepada guru penasihat. Ini bagi memastikan SEMUA SITES adalah seragam.

Untuk tahu bagaimana membuat form, mungkin ini ada sedikit panduan. Boleh lihat di bawah :

Dan nak lihat bagaimana saya buat trick pengurusan data, boleh tonton di video ini.

https://www.youtube.com/watch?v=aWcola3TuPs

Untuk mengurus data anda WAJIB lah tahu menggunakan EXCEL atau Google Sheets. Sebab kemahiran itulah anda perlu guna untuk memanipulasikan data.

Transformasi kokurikulum bukan sahaja setakat itu. Dengan adanya data berbentuk digital ini, membolehkan guru membuat pelaporan secara ONLINE juga tanpa menggunakan buku fizikal. Mereka hanya perlu kemahiran COPY PASTE. Nak tau macam mana? Baca di SINI.


 

Kepada semua PEMBANTU saya, cikgu sangat terhutang budi. Terima kasih tidak terhingga. Dari pagi sampai ke petang selama lebih 2 hari membantu merialisasikan perkara ini.

2015-01-14 050 2015-01-14 067